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  • 相手に失礼のないように!内定辞退で気をつけるポイントまとめ

    就職活動をする際、応募する企業が1社だけという人はとても少なく、大抵は複数の企業に応募して結果を待ちます。

    採用内定が出た企業が1社だけなら問題はありませんが、複数の企業から内定をもらった場合、入社する企業以外には内定辞退の連絡を入れなければなりません。
    せっかくの採用を辞退するのは気が引ける行為です。

    だからこそ、誠実に真摯に辞退を申し出ることが大切。
    今回は内定辞退にあたり、どのような点に気をつけるべきか、さまざまな観点から解説していきます。

  • ☆どんな内容がベスト?内定辞退の理由で気をつけるべきポイント

    内定辞退をするにはそれなりの理由があります。
    内容によっては相手企業に申し出にくく、どのように伝えれば良いかわからないという人もいるでしょう。

    なるべく不快に思われず、相手企業が納得してくれるような理由はどのような内容なのでしょうか?

    まずは自分の適正が、その企業とあわないという理由。
    企業が就活生を選考する際は、その学生がどのくらい企業に貢献してくれるかを考えます。
    適性があわないというのは、自分が持っている能力ではその企業の役には立てないということです。

    内定辞退の理由を述べるときは、企業の責任ではなく自分のやむを得ない事情のためであることをアピールしましょう。
    企業が納得しやすい理由としては、別の企業が希望の職種で採用してくれたという内容です。

    この理由は辞退する企業の採用が希望職種ではなかったときに有効です。
    希望の職種を伝えていたにも関わらずほかの職種で採用したのであれば、企業としても納得せざるを得ない理由になります。

    内定理由でNGなのは、企業の悪口になる内容です。
    待遇はほかの企業が良い、会社規模が小さい、勤務地が遠いなど、ここまでハッキリと告げる人もいないでしょうが、言い方によってはこれらの内容に近い理由だと受け取られる可能性があります。

    待遇面は内定辞退をする際にあえて言う必要のない話ですし、会社規模に関してはそれを承知のうえで応募したはずです。
    待遇面や会社規模を理由にするなら、採用をもらったほかの企業のほうが自分の適性があっていたという理由があてはまるでしょう。

    内定辞退は理由がどうあれ、それ自体が相手企業にとって良くない知らせです。
    だからこそ礼儀正しく、謝罪と面接をしていただいた感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

  • ☆いつまでOK?内定辞退のベストなタイミングと注意ポイント

    内定辞退の連絡は、いつまでに行うべきなのでしょうか?ベストなのは内々定をもらった時点で返答することです。
    内々定はあくまでも採用予定通知なので、この時点で断ったとしても企業は別の候補者を探しやすく、コストや手間もそこまでかからないですむ可能性があります。

    次のタイミングは内定承諾書を書く前です。
    内定承諾書に法的な力はありませんので、内定承諾書を提出したあとであっても辞退をすることはできます。

    ただ、一度は内定を承諾したという書類が相手企業に残るため、人によっては断りにくいと感じるのではないでしょうか?
    できれば避けたい内定辞退のタイミングは3月に入ってからです。

    3月は新しいシーズンに向けて企業の準備が進んでいます。
    その時期に内定辞退をしてしまうと、企業のこれまでの準備は無駄になりますし、新しい従業員を雇うためにまた時間とコストがかかります。

    就活生からするといつ断っても就職先が決まっていればOKですが、入社直前の辞退はかなり失礼になるということを念頭においてくださいね。
    いつまでに内定辞退をすれば良いのか具体的に説明してきましたが、早いタイミングでの内定辞退は就活生と企業の両方にメリットがあります。

    就活生のメリットは、タイミングが早ければ早いほど辞退の連絡を入れやすいこと。
    企業のメリットは候補生を探しやすいことです。

    そのため、企業側が気分を概して損害賠償請求をしてくるなどのリスクも少なくなります。

  • ☆誠意を示して!メールでの内定辞退のポイント

    内定辞退をメールで伝えるときは、電話で伝える場合よりもさらに気を配る必要があります。
    メールは相手の顔が見えず声も聞こえません。

    そのため、メールの全文を通して就活生を見ることになります。
    もしビジネスメールのマナーがなっていなかったり、敬語が正しく使えていなかったりしたら、それだけで企業側は不快に思うことでしょう。

    誠意を込めて書いたつもりでも、相手の受け取り方次第では失礼に取られることも考えられます。
    また、相手企業の担当者がメールの内容をきちんと読んでくれたかどうかは、確かめる術がありません。

    もし内定辞退のメールがほかのメールに埋もれて見落とされていたら、企業はそのまま入社してもらえることを前提に準備を進めてしまう可能性もあります。

    メールで内定辞退を伝える際は、これらのデメリットがあることを踏まえたうえで、メールを作成しましょう。
    内定辞退のメールは、誤字脱字は厳禁です。
    特に企業名や担当者の名前を間違えるのはNG。
    読み方があっていても漢字を間違えていれば、相手に不愉快な思いをさせてしまいます。

    件名は内定辞退の件とし、件名を見ただけでメールの内容を推測できるのが望ましいです。
    本文は挨拶文、内定辞退の意思、内定辞退の理由、面接で時間を割いていただいたことへのお礼、内定辞退に対する謝罪と結びの言葉の順に書いていきます。

    ダラダラと長くならないように、要点を抑えてわかりやすく書くことを心がけましょう。

  • ☆電話の時間帯にも気をつけて!電話での内定辞退のポイント

    内定辞退をするなら電話で行うのがベストです。
    電話なら自分の声で伝えることができるため、相手にも誠意や謝罪の気持ちが伝わりやすいです。

    メールのような読み忘れも発生しません。
    もし内定辞退の事実を文字情報として残しておきたい場合は、電話をしたあと、さらにメールをすると良いでしょう。

    誠意を伝えるという意味では、メールではなくお詫び状を郵送するのがおすすめです。
    電話をかける際は、忙しい時間帯を避けるようにしてください。9時から18時が営業時間の企業なら、忙しい時間帯は9時と就業前の17時前後です。

    昼の12時は大抵休憩時間になっているため、担当者が離席している場合もあります。
    何より相手の休憩時間を削る行為はマナー違反です。

    これらの時間を避けると内定辞退の電話にふさわしいのは、10時から12時までと13時すぎから16時すぎの間です。
    電話をかける前は、どのような順番で話をするべきかあらかじめ紙に書き出しておきます。

    ここで、一般的な内定辞退のトーク例文を紹介しましょう。

    「お世話になっております、先日面接をしていただいた○○大学の○○と申します。先日は採用内定の通知をいただきありがとうございました。とても光栄に思っております。大変心苦しいのですが、本日は内定辞退のご連絡を差し上げました。せっかく採用していただいたにも関わらず、このような決断となってしまい申し訳ありません」

    名前を告げたらすぐに内定辞退について切り出すのがポイントです。
    採用していただいたことへのお礼と辞退に対する謝罪の言葉を必ず入れるようにしてくださいね。


  • ☆実際の内定辞退はメールと電話… どっちの方法が多い?
    内定辞退をする際、実際にどのような方法で行ったのか、100名の社会人女性にアンケートを取りました。

    【質問】
    内定辞退はどのような方法で伝えましたか?

    【回答結果】
    電話:62
    メール:23
    電話とメール:15

    調査地域:全国
    調査対象:【性別】女性 【年齢】20 - 29 30 - 39 【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
    調査期間:2017年07月10日~2017年07月17日
    有効回答数:100サンプル

  • ☆☆礼儀を尽くすなら内定辞退は電話が良い!
    アンケートの結果、1番多かったのは電話での内定辞退でした。

    ・内定を承諾した会社の採用担当者から、「他社への内定辞退の連絡は必ず電話ですること」とアドバイスを受けたから。メールでは失礼に当たるし、そのぐらい企業にとって内定辞退の連絡は重要だと教えられた。(30代/個人事業主・フリーランス)

    内定辞退の重要性がわかるようなエピソードですね。2番目に多かったのがメールでの内定辞退です。

    ・「メールで連絡ください」と言われていたので、メールで伝えましたが、後悔しています。せっかく内定をくださったので、きちんとお電話で謝罪すべきでした。(20代/正社員)

    相手企業からメールでの連絡を指定されている人が多いようでした。最後は電話とメールで内定辞退をしたという回答です。

    ・電話のあとにメールで改めて連絡しました。理由は、面と向き合って直接お話したほうが、失礼にあたらないからです。(20代/正社員)

    電話のあとにメールを送るのが、一番ていねいで誠意が伝わると感じている人が多くいるようでした。

    マナーとしては、やはり電話での内定辞退が一番失礼にならないようですね。たとえ入社しない企業であっても、社会人として迷惑をかけてはいけないと考えている人が多く見受けられました。


  • ☆まとめ

    企業は当然ながら、入社してもらえることを前提に採用通知を出しています。
    学生の立場としても、できれば内定辞退はしたくないのではないでしょうか。

    ただ、内定辞退の連絡は相手にとって良くない報告なだけに、いかに相手に失礼のないように伝えるかの良い勉強になります。
    社会人になれば、連絡を躊躇してしまう場面もたくさんあるでしょう。

    内定辞退の対応をしっかりしておけば、将来仕事をするうえでもきっと役に立つはずですよ。