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  • 社会人のたしなみ!マナーを守ったメールの書き方まとめ!

    社会人になってからのメールの文章は、友人や家族と交わすチャットなどの文言とはまったく違います。
    メールは相手の表情がわからない分だけ、自分が思っているのと違う伝わり方をしてしまう場合があります。

    それが顧客や取引先なら、1つのメールで仕事のチャンスを失う可能性もあるわけです。
    そこで、社会人としてしっかり身につけておきたいメールのマナーを説明します。

    マナーの基本を押さえることで、メールでのやり取りがしやすくなりますよ。


  • ☆読み手が理解しやすいメールが基本!

    読み手が理解しやすいメールとは、件名を見ただけで内容がわかるメールです。
    会社の規模が大きくなればなるほど社内メールや取引先からのメールは増え、役職が上の人ほどメールの数が莫大になります。

    一つひとつのメールをすべて開いていたら、午前中がまるまる潰れてしまったということにもなりかねません。
    忙しい相手の場合、メールを開いてもらえない可能性もあります。

    たとえば「件名:【ご連絡】16日午後の会議の件」とすれば、読み手もすぐに用件がわかります。
    NGなのが「件名:お疲れ様です」など挨拶を入れてしまう件名。

    これでは何が言いたいのかわかりません。
    メール本文の書き出しも、最初の挨拶を書いたら用件を簡潔に書きます。

    あまりに長いメールは内容がぼやけやすく、相手に伝わりにくくなります。
    1行は30文字前後に留め、場所や時間などの項目は箇条書きにして見やすい文章にします。


  • ☆意外と間違えやすい?宛名のマナー!

    メール本文も大切ですが、それと同じくらい重要なのが宛名の書き方です。
    名前の書き間違はかなり失礼にあたりますので、必ず相手のフルネームを名刺やアドレス帳などで確認するようにしましょう。

    宛名を書く順番は、会社名、部署名、個人名の順番です。
    役職のある人に対しては、部署名のあとに役職名を記入し、そのあとに氏名と続けます。

    個人名がない場合や企業に送る場合は、会社名や部署名のあとに「御中」とつけます。
    部署内の複数人に送信する場合は、部署名のあとに「各位」とつけましょう。

    以下、宛名の書き方の例文です。
    ぜひ参考にしてみてください。

    ○○会社
    ○○部御中

    ○○会社
    ○○部各位

    ○○会社
    ○○部
    山田太郎様

    ○○会社
    ○○部
    課長 山田太郎 様


  • ☆社会人なら常識?To、Cc、Bcc の違いを知ろう!

    To、Cc、Bccの3つはきちんと理解をしていないと、送りたい人にメールを送っていなかった、送りたくない人にメールを送っていたなどのトラブルに発展する可能性があるため、それぞれの違いをきちんと把握しておくことが重要です。

    1人の人にメール送信する場合はToを使います。

    Toの人とあわせてメールの内容を知ってほしい人が複数いる場合は、CCを使いましょう。

    BCCは同じ内容のメールを面識のない複数人に送りたい場合に使います。

    注意が必要なのはCCとBCC。
    CCの場合、受信者全員にお互いのメールアドレスがわかるようになっています。

    しかし、BCCの受信者は、お互いのメールアドレスがわかりません。
    もしBCCで送りたいのに誤ってCCで送信してしまうと、個人情報の漏えいにつながってしまいます。

    クレームや企業の信用に関わりますので、誤送信にはくれぐれも注意したいところです。


  • ☆結びの言葉が好感度アップのビジネスメールに!

    メールも手紙と同じで、結びの言葉が大切です。
    これをつけるかどうかで相手からの好感度が変わりますし、文章全体を締めるのにも便利です。

    よく使われるのは「よろしくお願い致します」や「今後ともお引き立ていただきますようお願い申し上げます」など。
    さまざまなシチュエーションで使用できるので、利便性の高い結びです。

    急ぎで連絡を入れる場合は「取り急ぎお知らせいたします」を使いましょう。
    相手からの返事を待つ際に使いたいのは「ご検討くださいますようお願い申し上げます」「ご連絡お待ちしています」など。

    企業によっては、社内メールは多少フランクでも問題ないかもしれません。
    しかし、友だち同士で送り合うメールとはまったく違います。

    自分より目上の人もいますので、基本のビジネスメールのマナーはぜひとも身につけることをおすすめします。


  • ☆ビジネスメールのコツ!みんなの注意点は?

    すでに働いている社会人の先輩たちは、実際のビジネスメールでどのようなことに気を使っているのでしょうか?


    ☆☆ビジネスメールは読みやすくていねいであることが大事!
    ・仕事の関係で添付ファイルをつけることが多いので、確実につけること。署名を忘れないようにすること。読みやすく改行すること。(30代/正社員)
    ・長い文章をダラダラと送らないこと。質問や報告があれば、最小限の短い文章で簡潔に伝えるようにしています。忙しい相手に、無駄な時間を使わせたくないので。(30代/個人事業主・フリーランス)
    ・誤字脱字に気を付けること。どんなに急いでいても、必ず読み返すようにしています。(20代/パート・アルバイト)
    ・日本語の間違いです。「ご教示のほどお願い申し上げます。」をずっと「ご教授のほどお願い申し上げます。」と間違えて使用していました。上司に指摘されて初めて辞書で調べました。日本語は難しいと改めて思いました。(20代/正社員)
    ・謙譲語や尊敬語をきちんと使いわけるようにしている。(30代/パート・アルバイト)


    【質問】
    ビジネスメールを送る際に普段から気をつけているのはどのようなことですか?


    【回答結果】
    フリー回答

    調査地域:全国
    調査対象:【性別】女性 【年齢】20 - 29 30 - 39 【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
    調査期間:2017年07月10日~2017年07月17日
    有効回答数:100サンプル

    誤字脱字をなくす、正しい敬語を使うなどの基本的なことから、適度な改行を入れて読みやすくするなどの工夫をしている人が多い印象でした。

    メールを開くのも読むのも、それだけ手間と時間がかかります。
    今回のアンケートでは、相手の貴重な時間を削りメールを読んでもらっていると感じている人が多いようでした。

    こういった気遣いがあれば、ビジネスメールを作成するのもそう難しくはないかもしれませんね。


  • ☆まとめ

    ビジネスメールの基本は、相手にとって読みやすいメールであることです。
    ビジネスメールのマナーは、読みやすいメールを効率的に作成するための、便利な決まりごとです。

    型通りのマナーは少し勉強すれば身につきますが、それより大切なのは相手の立場になって考えることです。
    覚えたとおりのことだけをやっていると、却って気持ちが伝わらない場合もあります。

    それよりも相手のことを想ってメールを作れば、一気にマナー向上につながりますよ。