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  • 社会人のマナー講座!電話の基本をマスター!

    社会人になると避けては通れないのが電話での応対です。
    電話を取るのが面倒くさい、業務が途中で止まるから取りたくないという人もいます。

    しかし、電話の応対が上手な人ほど、実は仕事ができる傾向にあります。
    電話をかける相手にとって、電話口に出る人は会社の代表のようなもの。

    電話の第一印象で企業の評判が上がることもありますので、しっかりとマナーを覚えたいところです。
    今回は、社会人になってから困らないための、電話応対基本のマナーについて紹介します。

  • ☆電話の応対方法は人それぞれ… みんなが気をつけているポイントは?
    職場で働く人たちは、電話応対において具体的にどのようなポイントに気をつけているのでしょうか?100名の社会人女子を対象に調査を実施しました。

    ☆☆電話応対の注意ポイントはさまざま!
    ・確実に敬語を使うこと。慌てたり、想定外の質問を受けたりすると案外抜けやすいので。(30代/正社員)
    ・当たり前のことですが、しっかりメモを取ること。相手の会社名、名前、電話番号、内容、電話を受けた時間、などもしっかりメモします。(20代/正社員)
    ・ゆっくりハキハキとした声で相手が聞き取りやすいように大きな声で応対するようにしている。(30代/正社員)
    ・電話を取るときは笑顔で取るようにしています。表情は見えていなくても声に出ると思うので、大切なことだと思っています。私が電話をかけるときはいつも少し緊張するので、相手もそうかもしれないと思って、安心できるような電話の取り方をするようにしています。(20代/派遣社員)
    ・誰かにつないだりするときに、できるだけ相手を待たせることのないよう気をつけています。(30代/派遣社員)

    【質問】
    職場で電話の応対時に気をつけているポイントがあれば教えてください。

    【回答結果】
    フリー回答

    調査地域:全国
    調査対象:【性別】女性 【年齢】20 - 29 30 - 39 【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
    調査期間:2017年07月10日~2017年07月17日
    有効回答数:100サンプル

    どのコメントも電話応対においてとても大切なことばかりです。
    特に正しい敬語を使うという回答は多く見られました。
    学生のみなさんにとっても、参考になる意見ばかりだったのではないでしょうか?それでは、具体的な電話応対のマナーについて解説していきましょう。

  • ☆社会人の基本!電話をかける場合のマナーと注意点

    電話をかける際に注意したいポイントは2つ。
    1つ目は、1回の電話はなるべく短く済ませることです。

    電話をかけるにもそれだけ通信料がかかっていますし、ダラダラと長い電話は相手の時間を奪うことにもなり失礼にあたります。
    用件は簡潔に、手短に伝えるようにしましょう。

    2つ目は電話をかける時間帯に気を配ることです。
    相手企業の業種にもよりますが、一般的に朝9時は出社して間もなく忙しい時間帯ですし、昼の12時は休憩時間なので相手に対して失礼です。

    17時すぎになると1日の業務の追い込みをかけている時間です。
    残業をしないように促している企業も多いため、電話をかけるのは避けたい時間帯です。

    電話をかけるなら、業務が落ち着いている10時以降と14時以降がおすすめ。
    朝9時前や18時以降は業務時間ではありませんので、控えるようにしましょう。

  • ☆好印象を与える応対時のマナーと注意点

    電話を受ける際に、相手に好印象を与えるマナーのポイントは3つあります。

    1つ目は、3コール以内に受話器を取るようにすること。
    それ以上のコールはなかなか電話に出ないという印象を与えやすくなりますので注意しましょう。

    2つ目は、第一声を明るく発声すること。
    電話口に出る人はいわば会社の第一印象を決める存在と言っても過言ではありません。
    電話は相手の顔が見えないため、普通のトーンで電話に出てしまうと会って話しているときより暗く聞こえてしまう特徴があります。
    そのため、第一声は普段の声よりワントーンほど上げて明るい応対を心がけましょう。

    3つ目は、保留の時間を短くすることです。
    保留したあとで時間が長引きそうなら、一旦保留を解除して折り返しかけ直す旨を伝えます。
    相手の電話料金もかさみますし、忙しい中電話をいただいていることを忘れないことが肝心です。

  • ☆電話の前に!準備しておくべきツールと情報

    電話をかける場合は、相手の名前や役職に間違いがないかを確認するようにします。
    名前と役職の間違いは、相手に対して大変失礼です。

    電話が長くならないように、話す内容をメモに書いてまとめておくのもおすすめです。
    伝える内容を箇条書きにしておけば、電話中に話が逸れたり脱線したりすることもありません。

    電話を受ける場合は、デスクにペンとメモを常に置いておき、電話の内容をすぐに書き留められるようにしておきましょう。
    企業名や名前をしっかり書き取り、相手の名前を間違えないように取り次ぎができるようにします。

    入社したばかりの頃はオフィス内で電話を取る機会も多くなります。
    その場合は、デスクに鏡を置いておき、笑顔で電話に出られる練習をすると良いでしょう。

    笑顔で話すと自然と口角が上がり、明るい声が出やすくなるのでおすすめです。

  • ☆知っておきたいクレームへの対処方法!

    電話応対で悩むことのひとつが、クレーム対応ではないでしょうか。ク
    レーム電話をかけてくる相手は基本的に怒っています。

    まずは相手の怒りを受け止めて、心からの謝罪をするのが肝心。
    そのあとクレームに対する解決策を提示し、相手が了承したらクレームに対する感謝を述べて電話を切ります。

    クレーム対応でやってはいけないのが、相手の話を遮ること。
    話を聞いてもらえないとさらにヒートアップする可能性があります。

    クレームの内容によっては、会社のイチ社員では対応できないケースもあるでしょう。
    そのときに保留にして担当者に回すのは良いですが、保留の時間が長すぎたりたらい回しにしたりすると、二重クレームになりやすいのです。

    クレーム対応の失敗で問題が大きくなることは往々にしてあることなので、細心の注意を払って応対するようにしましょう。

  • ☆まとめ

    社会人になったばかりの頃は、緊張して電話に出ることができなかったり、しどろもどろになってきちんと応対できなかったりすることがあります。

    しかし、電話応対は慣れが肝心。最初はできなくて当たり前です。
    まずはしっかりと電話応対のマナーを身につけ、経験を積んでいくようにしましょう。

    1本の電話から新たな取引が生まれることもあります。
    電話口に出る人は会社の顔であるという意識を持ってがんばってくださいね。